Popis pracovní pozice neboli job description. Je to opravdu jen cár papíru?

Last Updated on 28. 11. 2022 by Lucie Klabanová

Víte na co jsou skvělé teambuildingy? Kromě jiného samozřejmě. ;-) Máte čas v klidu a s trochou alkoholu i velmi narovinu probrat s kolegy co je trápí a štve.

Já tohle ráda a hojně využívám. V kanceláři si málokdy, alespoň ne dostatečně často, na podobný rozhovor udělám čas.

A tak jsem i na nedávném teambuildingu využila situaci a tyto rozhovory s většinou kolegů vedla.

Odnesla jsem si z toho jednu možná trochu překvapivou věc, na které se řada z nich shodla. Nejasnosti v náplni práce jsou opravdu na nic a dokáží způsobit pěkně negativní pocity většině lidí i pokud svou práci jinak mají rádi.

Job description

Ano, všichni jsme ho (doufám) dostali při podpisu pracovní smlouvy – popis pracovní pozice. Oficiální “papír”, který je i ze zákona součástí pracovní smlouvy. V době, kdy jsme ho četli, jsme zcela určitě měli představu o slovech v tomto dokumentu docela jinou než jakou máme po nějaké době výkonu pozice. A nejspíš jsme ho od té doby neviděli. A ani jsme na něj nepomysleli.

A to je možná chyba.

Jak už jsem psala v článku Práce a zase jenom práce? činností, které musíme stíhat je většinou více, než bychom si přáli. Je těžké se v nich orientovat a určit priority. Každý den k nám chodí kolegové, šéfové s dalšími a dalšími úkoly. Nemůžeme na všechna zadání kývnout a bez řečí se do nich pustit. Musíme být asertivní a naučit se říkat “NE”. Více o tom se můžete dočíst v mém kurzu 12 tipů, jak mít čas pevně ve svých rukou.

Ale jak to máme dělat “správně”, pokud nevíme, co je vlastně naše práce? Jak se máme cítit jistě, pokud nevíme, kdo je vlastně náš šéf? Koho se máme jít zeptat, nevíme-li si rady nebo si nejsme jisti správným určením priorit, co je opravdu urgentní a co počká? Jak máme jít s klidným svědomím poprosit o pomoc kolegu, když nevíme, jestli to je jeho práce a nebo nás bude mít jen za někoho, kdo se ho snaží zneužít?

Pokud každému ve firmě není jasné, co je jeho náplň práce a co je náplní práce jeho kolegů, snadno se dostaneme do zacykleného kolečka, kdy jeden typ činnosti dělají tři lidé a nikdo z nich pořádně, protože si všichni myslí, že to dělají jen výjimečně, neboť to není jejich běžná náplň práce. Pak se doublují, používají špatné a neefektivní nástroje, zabíjí mnohem více času než by museli…. a tak dál. Výsledkem je nespokojenost na všech stranách – rozladění ti, co dělají něco, co nepovažují “za svoje”, i vedení, protože výsledky nejsou včas a správně.

Nejistota a pocit ztracenosti jsou nepřátelé efektivního fungování, nepouštějte je k vám do firmy.

Kde začít?

Navrhuji začít vždy od shora, alespoň daného oddělení. Je snazší určit, co má obstarávat například finanční oddělení, marketingové oddělení atd. jako celek, než začít od jednotlivých osob. Toto je tedy úkol primárně pro šéfy týmů, ale není to dogma, proč by řadový zaměstnanec nemohl s návrhem přijít sám?

Prostě sepište všechny oblasti a jednotlivé úkony jako body v dané kategorii. Snažte se být konkrétní, ale samozřejmě není třeba psát přílišné detaily. Nicméně zkuste odhadnout i časový fond, který je týdně nebo měsíčně na daný úkol nebo aspoň danou oblast třeba. Tak budete mít i přehled jak jsou jednotlivé kategorie náročné.

Máte-li sepsané činnosti a zodpovědnosti celého oddělení, můžete je použít jako job description šéfa oddělení. A pak už jen “rozdělit” jednotlivé body na členy týmu. Můžete to využít jako revizi fungování týmu, zda třeba něco neopomíjíte. Můžete také dojít k závěru, že máte málo lidí na celou tu agendu (Hodně štěstí při schvalování dodatečného headcountu v korporátu ;-) ).

Ale můžete to také využít k přerozdělení aktivit tak, aby každý dělal to, co je mu nejbližší, v čem je dobrý. Možné jste někoho přijali na analýzu dat, ale pak zjistíte, že je mnohem kreativnější, než jste si mysleli. Proč tedy nevyužít jeho silnou stránku a nepřidat mu do náplně práce například i tvorbu webových stránek? Nesnažte se napasovávat lidi na job descriptions. Spíše přizpůsobte náplň práce silným stránkám vašich zaměstnanců.

Proberte svůj návrh s ostatními odděleními. Není tam něco, co jste zapomněli? Co od vás jiní kolegové potřebují?

Eliminujte činnosti, které nejsou nezbytné. Které se dělají jen ze zvyku a už je nikdo nepoužívá. Typickým příkladem je příprava reportů, které už nikdo neotvírá, protože data už jsou zahrnuta v jiném, novějším reportu. Prostě je zrušte. I o eliminaci se více rozepisuji v mém e-booku 12 tipů, jak mít čas pevně ve svých rukou.

Proberte svůj návrh s každým členem týmu, nejprve mezi čtyřma očima, pak jako celý tým. Upravte, co je třeba. Dbejte na to, aby činnosti byly vyvážené. Nejen časově – není nic horšího, než když vaše náplň práce obnáší dvanáct hodin denně a váš kolega už po šesti neví “do čeho píchnout” – ale také obsahově. Ať mají všichni podobné množství “nudné a nezáživné” práce a velkou část toho, co je osobně baví. Pokud by vám zbyla nějaká část administrativy “navíc”, neváhejte ji outsourcovat. Možností je v tomto směru dnes spousta.

Nemusím dodávat, že písemná forma je nezbytná. Ale pokud nemusíte, neřešte formu. Není potřeba psát romány a trávit hodiny nad formulací vět plných odborných výrazů, které pak stejně nikdo nebude číst. Prostě sepište body. Na druhou stranu se vždy přesvědčte, že je všem zúčastněným jasné, co se pod nimi skrývá.

Revidujte job descriptions pravidelně. Žijeme v rychlé době, aktivity se mění jako mávnutím kouzelného proutku. Technologie a systémy jsou lepší a nové, využívejte je pro vlastní usnadnění práce – a podle toho upravte i činnosti.

Podělte se se mnou v komentářích, zda máte vy osobně nebo vaše firma job descriptions nebo ne. Jsem zvědavá ;-)