Popis pracovní pozice neboli job description. Je to opravdu jen cár papíru?

Délka: 4 min

Víte na co jsou skvělé teambuildingy? Kromě jiného samozřejmě. ;-) Máte čas v klidu a s trochou alkoholu i velmi narovinu probrat s kolegy co je trápí a štve.

Já tohle ráda a hojně využívám. V kanceláři si málokdy, alespoň ne dostatečně často, na podobný rozhovor udělám čas.

A tak jsem i na nedávném teambuildingu využila situaci a tyto rozhovory s většinou kolegů vedla.

Odnesla jsem si z toho jednu možná trochu překvapivou věc, na které se řada z nich shodla. Nejasnosti v náplni práce jsou opravdu na nic a dokáží způsobit pěkně negativní pocity většině lidí i pokud svou práci jinak mají rádi.

Job description

Ano, všichni jsme ho (doufám) dostali při podpisu pracovní smlouvy – popis pracovní pozice. Oficiální “papír”, který je i ze zákona součástí pracovní smlouvy. V době, kdy jsme ho četli, jsme zcela určitě měli představu o slovech v tomto dokumentu docela jinou než jakou máme po nějaké době výkonu pozice. A nejspíš jsme ho od té doby neviděli. A ani jsme na něj nepomysleli.

A to je možná chyba.

Jak už jsem psala v článku Práce a zase jenom práce? činností, které musíme stíhat je většinou více, než bychom si přáli. Je těžké se v nich orientovat a určit priority. Každý den k nám chodí kolegové, šéfové s dalšími a dalšími úkoly. Nemůžeme na všechna zadání kývnout a bez řečí se do nich pustit. Musíme být asertivní a naučit se říkat “NE”. Více o tom se můžete dočíst v mém e-booku 12 tipů, jak mít čas pevně ve svých rukou.

Ale jak to máme dělat “správně”, pokud nevíme, co je vlastně naše práce? Jak se máme cítit jistě, pokud nevíme, kdo je vlastně náš šéf? Koho se máme jít zeptat, nevíme-li si rady nebo si nejsme jisti správným určením priorit, co je opravdu urgentní a co počká? Jak máme jít s klidným svědomím poprosit o pomoc kolegu, když nevíme, jestli to je jeho práce a nebo nás bude mít jen za někoho, kdo se ho snaží zneužít?

Pokud každému ve firmě není jasné, co je jeho náplň práce a co je náplní práce jeho kolegů, snadno se dostaneme do zacykleného kolečka, kdy jeden typ činnosti dělají tři lidé a nikdo z nich pořádně, protože si všichni myslí, že to dělají jen výjimečně, neboť to není jejich běžná náplň práce. Pak se doublují, používají špatné a neefektivní nástroje, zabíjí mnohem více času než by museli…. a tak dál. Výsledkem je nespokojenost na všech stranách – rozladění ti, co dělají něco, co nepovažují “za svoje”, i vedení, protože výsledky nejsou včas a správně.

Nejistota a pocit ztracenosti jsou nepřátelé efektivního fungování, nepouštějte je k vám do firmy.

Takže pokud jste to ještě neudělali, vrhněte se co nejdříve na vytvoření job descriptions pro všechny pozice.

Kde začít?

Navrhuji začít vždy od shora, alespoň daného oddělení. Je snazší určit, co má obstarávat například finanční oddělení, marketingové oddělení atd. jako celek, než začít od jednotlivých osob. Toto je tedy úkol primárně pro šéfy týmů, ale není to dogma, proč by řadový zaměstnanec nemohl s návrhem přijít sám?

Prostě sepište všechny oblasti a jednotlivé úkony jako body v dané kategorii. Snažte se být konkrétní, ale samozřejmě není třeba psát přílišné detaily. Nicméně zkuste odhadnout i časový fond, který je týdně nebo měsíčně na daný úkol nebo aspoň danou oblast třeba. Tak budete mít i přehled jak jsou jednotlivé kategorie náročné.

Máte-li sepsané činnosti a zodpovědnosti celého oddělení, můžete je použít jako job description šéfa oddělení. A pak už jen “rozdělit” jednotlivé body na členy týmu. Můžete to využít jako revizi fungování týmu, zda třeba něco neopomíjíte. Můžete také dojít k závěru, že máte málo lidí na celou tu agendu (Hodně štěstí při schvalování dodatečného headcountu v korporátu ;-) ).

Ale můžete to také využít k přerozdělení aktivit tak, aby každý dělal to, co je mu nejbližší, v čem je dobrý. Možné jste někoho přijali na analýzu dat, ale pak zjistíte, že je mnohem kreativnější, než jste si mysleli. Proč tedy nevyužít jeho silnou stránku a nepřidat mu do náplně práce například i tvorbu webových stránek? Nesnažte se napasovávat lidi na job descriptions. Spíše přizpůsobte náplň práce silným stránkám vašich zaměstnanců.

Proberte svůj návrh s ostatními odděleními. Není tam něco, co jste zapomněli? Co od vás jiní kolegové potřebují?

Eliminujte činnosti, které nejsou nezbytné. Které se dělají jen ze zvyku a už je nikdo nepoužívá. Typickým příkladem je příprava reportů, které už nikdo neotvírá, protože data už jsou zahrnuta v jiném, novějším reportu. Prostě je zrušte. I o eliminaci se více rozepisuji v mém e-booku 12 tipů, jak mít čas pevně ve svých rukou.

Proberte svůj návrh s každým členem týmu, nejprve mezi čtyřma očima, pak jako celý tým. Upravte, co je třeba. Dbejte na to, aby činnosti byly vyvážené. Nejen časově – není nic horšího, než když vaše náplň práce obnáší dvanáct hodin denně a váš kolega už po šesti neví “do čeho píchnout” – ale také obsahově. Ať mají všichni podobné množství “nudné a nezáživné” práce a velkou část toho, co je osobně baví. Pokud by vám zbyla nějaká část administrativy “navíc”, neváhejte ji outsourcovat. Možností je v tomto směru dnes spousta.

Nemusím dodávat, že písemná forma je nezbytná. Ale pokud nemusíte, neřešte formu. Není potřeba psát romány a trávit hodiny nad formulací vět plných odborných výrazů, které pak stejně nikdo nebude číst. Prostě sepište body. Na druhou stranu se vždy přesvědčte, že je všem zúčastněným jasné, co se pod nimi skrývá.

Revidujte job descriptions pravidelně. Žijeme v rychlé době, aktivity se mění jako mávnutím kouzelného proutku. Technologie a systémy jsou lepší a nové, využívejte je pro vlastní usnadnění práce – a podle toho upravte i činnosti.

Jistota ohledně náplně práce vám i vašemu týmu přinese spokojenější fungování. Uvidíte jak tenhle “administrativní” úkon pomůže všem zúčastněným.

Dejte like mojí stránce na facebooku a neuteče vám žádný další článek:

Podělte se se mnou v komentářích, zda máte vy osobně nebo vaše firma job descriptions nebo ne. Jsem zvědavá ;-)

Naposledy aktualizováno

Jsem mentorka. Prostřednictvím projektu make-it-easy.cz pomáhám (nejen) ženám najít jistotu, že mohou zvládnout vše, co je pro ně důležité. Ukázat jim, že můžou být dobrými manažerkami nebo podnikatelkami, maminkami, i mít čas samy pro sebe. Pomáhám jim správně určovat priority, organizovat čas a vést podřízené, spolupracovníky i rodinu.

Jsem autorkou e-mailového kurzu 12 tipů, jak mít čas pevně ve svých rukou i stejnojmenného e-booku. Pokud chcete rychlé výsledky už po prvních krocích k lepší organizaci vašeho času, můžete vyzkoušet 14 denní výzvu Čas pro mě.

Napsala jsem pro vás také stručný e-book zdarma 9 tipů, jak být skvělým šéfem a vytvořila Rychlý tahák pro lepší time management už dnes, který si také můžete stáhnout zdarma.

Jak si poradit se všemi situacemi v roli čerstvého šéfa, jak mít spokojený tým se můžete dočíst v e-booku 5hvězdičkový šéf. Dozvíte se, že to je snazší, než si myslíte. Ale také, že na maličkostech záleží.

Více o mně se můžete dozvědět tady >>
Komentáře

Přidat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Vaše osobní údaje budou použity pouze pro účely zpracování tohoto komentáře. Nejsou nadále ukládány ani jinak zpracovány. Zásady zpracování osobních údajů