(Ne)snadné způsoby komunikace a jak je správně používat

Last Updated on 14. 11. 2022 by Lucie Klabanová

(For english version of the post click here.)

V dnešní době máme neomezené možnosti spolu komunikovat. Nemusíme řešit, jak jsme od sebe daleko. Můžeme spolu z druhého konce světa mluvit jako bychom seděli vedle sebe. Moderní prostředky dělají z celého světa jeden “obývák”.

Ale neztrácíme právě kvůli tomu schopnost spolu komunikovat? Umíme správně posoudit, kterou formu komunikace použít pro daný případ tak, aby byla efektivní?

Pamatuji si na doby, kdy jsem byla celá frustrovaná z toho, že jsem si zas někoho znepřátelila po přestřelce e-mailů. S pocitem, že buď je na druhé straně úplný blbec nebo jsem prostě mimo já. Nedosáhla jsem žádného uspokojivého výsledku a šéf mě uháněl o řešení.

Taky vás rozčiluje, že musíte e-mail třikrát (nebo víckrát) přeposílat, abyste se někam pohnuli? Nebaví vás, když vám messenger neustále cinká, protože kolegové po kouskách posílají dlouhé informace? Když nejste schopní z centrály vaší firmy získat potřebnou součinnost?

Proto jsem se rozhodla způsoby komunikace sepsat a připomenout si, k čemu slouží. Pak je snadno zkombinujeme tak, aby vše šlo jako na drátkách a výsledek na sebe nenechá dlouho čekat.

E-mail

Písemná komunikace, která původně měla nahradit klasické dopisy a využít své hlavní přednosti: rychlosti. Postupem času se ale jeho “dopisní oficialita” vytratila. Používáme ho spíš jako formu messengeru, klikáme v rychlosti, nečteme po sobě, neřešíme jestli je pro druhou stranu text srozumitelný. Proto jejich počet roste exponenciálně a jejich efektivita exponenciálně klesá.

Máme k němu přístup nonstop. Tedy můžeme mít.

Dnes už není “IN” být nonstop na mailu, jak popisuji i v online kurzu. Řada leaderů si uvědomila, že e-maily se změnili z pomocníka ve škůdce, že nám zabírají příliš mnoho času neůměrně jejich užitku. A prostě jejich používání omezila. Například čtou a řeší e-maily jen hodinu denně. Vrací se tím vlastně k té původní verzi – oficiálnímu dopisu, který se ale neztratí na poště. :-)

Ale pozor. Pětistránkové maily nikdo nemá čas číst. E-mail není kniha, že? Buďme struční, výstižní a jděme rovnou k věci. Pokud máte pocit, že je potřeba delší vysvětlení, doplňte e-mail telefonátem.

Messengery

What’s up, Facebook messenger, … jejich nespočet. Pro počítače i mobily. Ideálně pro obojí.

Jejich myšlenka je snadná: rychlá otázka – rychlá odpověď. Ve chvíli, kdy psát e-mail je zbytečné, protože trvá příliš dlouho a i doba, než byste zvedli telefon a vytočili číslo je delší než doba, kterou potřebujete ke získání odpovědi přes messenger. Otázka je, zda je opravdu využíváme jen k tomu. Přiznejte se, nevypisovali jste si někdy přes messenger s kolegou půl hodiny na téma, které kdybyste došli o pár kanceláří vedle by bylo vyřešené během pěti minut?

Messengery jsou jedním z hlavních rušivých elementů. Každé pípnutí zprávy vás vytrhne z toho, co děláte. Cenné minuty potřebné k opětovnému získání soustředění jsou pak drahé.

Telefon

Občas na tuhle efektivní formu komunikace zapomínáme. Přes všechny e-maily a messengery jsme tak nějak líní zvednout telefon.

Přitom Evropská unie nedávno zajistila, že nás telefonní společnosti přestaly obírat o nekřesťanské částky při hovorech mimo naši zemičku a tak i ta největší bariéra odpadla. A slyšet někoho je určitě lepší než jen číst jeho e-mail. Nedojde tak často k nedorozumění, kdy jeden něco píše a druhý čte něco trochu jiného. Je to takový mezikrok k osobnímu setkání.

Na druhou stranu i telefon je rušivý element. Měli bychom ho používat rozumně. Vlastně na každé zavolání bychom se měli tak trošku připravit. Alespoň si promyslet, co chceme řešit, o čem budeme mluvit. Abychom neukončili hovor a za pět minut nevolali zpátky, že jsme něco zapomněli.

Meetingy

Způsob komunikace, jehož název zní skoro jako zaklínadlo. :-)

Ve svém kurzu zmiňuji, že většina meetingů, alespoň z mé korporátní zkušenosti, je velmi neefektivních. Promrhaný čas mnoha lidí, nestrukturované diskuse, závěr často žádný.

Ale osobní meetingy mají něco, co formy dálkové komunikace nabídnout nemohou. Koukáte svým kolegům do očí. Osobní prvek je to, co může, pokud je správně využito, schůzkám dodat nevyčíslitelnou přidanou hodnotu.

Je ale potřeba vždy zvážit, zda si “na to musíme sednout”. :-) Nešlo by dosáhnout toho, co očekáváme od meetingu, jinak?

Pokud usoudíte, že právě osobní setkání je opravdu to nejlepší řešení, zkuste si připomenout zlatá pravidla, která v mém kurzu zmiňuji:

• mějte jasno, co je cílem meetingu a jaký je jeho očekávaný výstup
• naplánujte ho včas dopředu, pozvěte účastníky, informujte o časovém harmonogramu
• dodržujte program
• prezentace nejsou vždy nezbytné
• zajistěte, aby všichni byli připravení
• dělejte zápis s úkoly, deadliny a zodpovědnými osobami
• nezapomínejte na follow up

Více si můžete přečíst třeba v tomto článku>>.

Skype

Nebo netmeeting, face time, a hromada jiných. Je to vlastně meeting na dálku. Pokud máte štěstí a máte dostatečné připojení. Pravidla platí stejná jako pro osobní meeting. A je jich pár navíc: 

• otestujte spojení předem
• připravte náhradní řešení (telefon)
• připravte se (aspoň psychicky ;-)), že všechno budete opakovat dvakrát, protože na druhé straně nebudou dobře rozumnět.

“Ksicht kurz”

Copywriteři mi odpustí tento neodborný výraz. :-) Tato forma komunikace je něco tak trochu mého. Ale uvidíte, že až vám vysvětlím, co se za tím skrývá, určitě to taky občas používáte. :-)

Ksicht kurz je něco, co velmi dobře funguje v korporátech. Specielně v těch italských, s kterými mám osobně nejvíc zkušeností.
Velké firmy mají stovky nebo tisíce zaměstnanců. Řada lidí v centrále (ale ostatně i na pobočkách) má desítky nebo stovky kontaktů s kterými komunikuje, nejčastěji e-mailem. Zaplaťpánbůh za podpisy v e-mailu, že si můžou alespoň přečíst z jaké pozice že je to ten neznámý obličej na druhé straně prudí s dalším dotazem.

No a aby se z toho neznámého obličeje stalo spojením jména s reálným člověkem – na to je ksicht kurz. Prostě se jednou za čas seberete, dojedete do centrály, sepíšete si seznam jmen s kterými poslední týdny komunikujete na dálku a strávíte celý den tím, že hledáte, kde že to ten daný člověk v té obrovské budově centrály sedí. Když ještě nakoupíte čokolády nebo malé becherovky a při představení “Ahoj, já jsem ta Lucka z Prahy, co se furt ptá na to a tamto a tady ti vezu malý dárek, za to že mi tak pomáháš.” mu ji vrazíte do ruky, máte vyhráno.

Odpověď na příští e-mail přichází za dvacet minut místo standardních tří dnů, příští setkání na firemní akci se změní na nadšené: “aaaa hello Lucy” a seznamování s dalším kolegou na: “OK, you are the Lucy I heard about.”
Takže asi tak. Tuto formu komunikace trénuji už více jak dvanáct let a stává se ze mě každým dnem přeborník. ;-)

Žijeme v informační době. Denně využíváme ke svému fungování mnohonásobně více informací než před pár lety. Jejich získávání a předávání se stává samostatnou disciplínou. Komunikace je základ všeho. Správná forma komunikace nejen že ušetří spoustu času a nervů, ale přispívá i k celkové spokojenosti. Naopak špatný způsob komunikace je jedním z velkých demotivátorů, jak popisuji v nejnovějším e-booku.

Tak ruku na srdce – zvládáte komunikovat správně nebo máte mezery? ;-) Podělte se ve skupině.