Meetingy jsou jenom zabiják času. Nebo ne?

Last Updated on 14. 11. 2022 by Lucie Klabanová

Zhasnu v zasedací místnosti a s úsměvem na rtech a notebookem v podpaždí jdu zpět do své kanceláře. Z této hodinky jednání s mým týmem mám skvělý pocit, protože jsme si ujasnili, co bylo třeba a můžeme se tak vrhnout do práce s vědomím, že víme co a proč.

Vzpomínám si ale na ten pocit zmaru, když odcházím z většiny jiných schůzek. Moc se mluvilo, nic se nevyřešilo, a ještě trvala o půl hodiny déle, než měla. Hromadu nesourodých úkolů, které z něj vzešly, se mi nechce ani začít řešit.

Proto jsem se rozhodla své meetingy organizovat jinak. Nechci abychom já ani ostatní kolegové považovali naše setkání za zbytečnou ztrátu času.

Žijeme v době dálkové komunikace. Existují hromady různých možností, jak probrat věci s dalšími lidmi, ať jsou kdekoli.

Na druhou stranu ale osobní setkání má něco, co žádný jiný prostředek nenahradí. Konkrétní atmosféru tvořenou lidmi v místnosti. Těžko se to vyjadřuje slovy, ale jde o vnímání celkové řeči těla, tónu, pohledů, které se „po drátě“, i když sebelepším, vytratí.

Je tu jedno velké ALE. Ruku na srdce. Kolik opravdu efektivních, užitečných meetingů jste absolvovali za poslední dva roky? Upřímně! Já sotva pár. A většina z nich by mohla být ještě o kus efektivnější a přínosnější. Některé i o velký kus.

Jako třeba tato má nedávná zkušenost. Ráno všichni dorazí s energií a snad i chutí dobrat se k potřebným výsledkům. Začne se o čtvrt, půl hodiny později. Jen tak, protože (samozřejmě) existuje spousta administrativních bodů, které je potřeba rychle vyřešit. Harmonogram neexistuje. Příprava spočívá v přípravě dat od hrstky účastníků a tím to hasne. Soustředění opadá po 20 minutách, odchází se k tématům, která s meetingem nesouvisí, řeší se věci, které už měly být vyřešené. Na oběd není čas, protože se to jinak nestihne. A tak dál.

Zkuste to po mém vzoru příště jinak.

Až budete chtít naplánovat příští meeting odpovězte si na následující otázky:

• Proč potřebujeme meeting? Co je jeho cílem?
• Nešlo by to vyřešit jinak? Telefonicky, mailem, net meetingem?

Pokud jste na druhou otázku odpověděli, že nešlo, pokračujte v jeho plánování:

• Cíl už znáte. Sepište si přesně a konkrétně, co by mělo být jeho výstupem.
• Zvolte účastníky. Pozvěte všechny, které opravdu potřebujete. Zvažte, jestli pro někoho nebude samotný meeting ztráta času a nestačilo by mu poslat zápis.
• Vytvořte program setkání včetně případného ujasnění, kdo je za danou část zodpovědný. Program vždy musí obsahovat časové údaje u každé části.
• Zvolte formu. Je opravdu nezbytné připravovat prezentace? Ve většině případů se pak protahuje čas. Soupis bodů na jeden slide (pro připomenutí, aby se na nic nezapomnělo) může být často dostačující.

Samozřejmě nezapomínejte na vhodnou dobu plánování. Poslat pozvání na meeting na druhý den, kde očekáváte hodinovou prezentaci od kolegy je absolutní „no go“.

A jak na samotný meeting? Jeden bývalý kolega mi po prvním meetingu v mé režii řekl: „Tebe si budu zvát na každý meeting.“ :-)

Co se mu tak líbilo?

• Dodržujte plán. Vždy. Zdá se vám to rigidní? Možná, ale získáte si tím důvěru. Pokud počítáte s meetingem na hodinu, bude na hodinu. Pokud má vaše prezentace mít 20 minut, bude mít 20 minut. Pokud lidé uvidí, že toto je ve vašem případě vyžadováno, příště věnují více soustředění tomu, aby i oni dodrželi plán.
• Pokud se v průběhu meetingu strhne diskuse nad nějakým bodem, z které vyplynou další otázky, přerušte ji a domluvte další meeting k tomu určený.
• Vždy buďte připravení. Příprava (velmi důkladná) by měla být samozřejmostí pro všechny zúčastněné. Nejen pro ty, kdo prezentují. Budou-li všichni znát program předem, a sami si k dané věci připraví otázky, bude mít schůzka efektivní průběh i spád.
• Pokud zjistíte, že účastníci připravení nejsou, ukončete ji a naplánujte na další možný termín. Zdůrazněte, že tím dáváte všem čas na řádnou přípravu. Nemá cenu snažit se „připravit“ v průběhu meetingu. Jednak to nestihnete, za druhé mrháte časem všech a v neposlední řadě udělají všichni spoustu chyb, protože se na to nemohou pod tlakem správně soustředit. Navíc pocit viny, protože „ty sis neudělal domácí úkol“ funguje dobře i v dospělém věku.
• Na začátku pověřte někoho, kdo bude dělat zápis a také hlídat čas.
• V průběhu jednání zdůrazněte, které body je třeba dát do zápisu a zejména, kdo je zodpovědný za jejich vyřešení a jaký je deadline.
• Zápis pošlete ihned po skončení schůzky.
• Skončením meetingu to nekončí. Kontrolujte postupné plnění úkolů. Urgujte.

Tento a další podobné tipy jak si co nejefektivněji organizovat čas najdete v mém online kurzu 12 tipů, jak mít čas pevně ve svých rukou.

PS: Asi je vám jasné, že tenhle text jsem psala ještě v době předkoronavirové. Osobně vidím právě online setkávání jako jednu z nových, i když trochu násilím aplikovaných, zvýšení efektivity při práci.