Správné zadání či brief a umělá inteligence. A co to má jako společného?

Last Updated on 21. 9. 2021 by Lucie Klabanová

(For english version of the post click here.)

6 otázek, které zajistí, aby vás špatné zadání nepřivedlo do průšvihu.

Kamarád si mi před časem stěžoval, jak těžké je pracovat pro někoho, kdo prostě neumí správně podat zadání.

“Mám pocit, že nějaká příprava, plánování, rozmýšlení akcí, odpovědný přístup, precizní zadání už dnes nejsou “in”. Prostě proto, že to je moc práce. Všichni se teď ohánějí moderními výrazy jako: flexibilní, operativní, akční… A pak se pracuje chaoticky, nepromyšleně a neefektivně, navíc ve stresu a zmatku. A pak to všechno stojí mnohonásobně víc peněz a času. To ale přece není nutné.”

Má samozřejmě pravdu.

Lidi jsou prostě tolik zavalení přehršlí úkolů, v kterých si neumí najít své priority, že z nedostatku času řeší věci povrchně a snaží se vše rychle “odpinknout”, jen ať se s tím zabývá už někdo jiný.

A když jsem v tomhle podcastu (i když je podcast o úplně jiném tématu, a možná by se spíš hodil k mému předchozímu článku o facebooku), zaslechla pasáž, kde Roger popisuje příklad, co se stane, když umělou inteligenci zaúkolujete “povrchně”, vzpomněla jsem si na něj.

Co že se to stane? No přeci umělá inteligence udělá PŘESNĚ, co jste jí řekli, že udělat má. A pokud jste jí tedy řekli jen část, dopadne to nejspíš špatně.

Mám ráda technologie. Fascinuje mě moderní svět IT, možná i proto, že je pro  mě trochu záhadou, stejně jako byly třeba čarodějnice v pohádkách. :-)

Z mého pohledu je tahle exaktnost právě ona krása na technologiích. To, že přesně víme, co se stane, když je budeme využívat. Sami se tomuhle světu taky přizpůsobujeme. Jak by ne – žijeme obklopeni touto formou informací, proto se je učíme přijímat.

Tak proč máme pocit, že když zadáváme dalšímu člověku práci, nemusíme mu říct vše?

Co se stane, když si prostě nenajdeme čas a zadáme práci nebo delegujeme jen povrchně a nepředáme všechny informace?

• Druhá strana stráví zkoumáním zadání dvakrát (nebo víckrát) tolik času. Část z toho přemýšlením, jestli je “chyba na jeho přijímači”, jestli je úplný blbec a nebo jestli to prostě není k pochopení.
• Další násobek času utopí tím, že se nám bude snažit dovolat a zjistit potřebné dodatečné informace. Čímž zabijeme čas i my, protože to nebudeme mít připravené.
• Oba budeme naštvaní – on protože má pocit, že z něj děláme blbce a přitom ho připravujeme o čas a my protože nás on připravuje o náš čas.

Ano, trochu paradox, že? Protože čas je nedostatkové zboží.

Přesné zadání není snadné

Vzpomínám na jedno školení, kde nám názorně chtěli vysvětlit, jak důležitá je přesnost zadání.

Kolega, říkejme mu třeba Roman, obchodní manažer z jižanské země, urostlý, statný, snědý typ. Potkat ho v noci, tak beru nohy na ramena. Dostal do ruky papír a nůžky a instrukce, že má dělat naprosto přesně a pouze a jen to, co mu popíše kolegyně.

Kolegyně, říkejme jí třeba Alena, drobná, štíhlá blondýnka, vždy elegantní a distingovaná. Dostala v obálce instrukce, že musí navádět kolegu, krok po kroku tak, aby z papíru vystřihl trojúhelník. Nesmí mu však říct ten tvar, pouze ho navádět odkud kam má nůžkami stříhat.

Zdálo se to tak snadné. A přitom po deseti minutách, takovémto tvaru:

A mnoha výkřicích: “NE!” skončila hra prostým konstatováním mírně zvýšeným hlasem dané kolegyně: “Vystříhni ten trojúhelník nebo ti těma nůžkama ustřihnu kou*e.” :-)

No, není to tak snadné.

A přesně o tom mluví Roger v podcastu – umělá inteligence dělá jen to, co jí řekneme, že dělat má. A pokud něco prostě opomineme, může to způsobit tak velký průšvih, jako třeba v případě Facebooku.

A proč by tedy nemělo průšvih znamenat i špatné zadání kolegovi či agentuře? Protože jsou na druhé straně lidé a domyslí si, co potřebují?

Ano, jsou to lidé, a tak nad tím (snad) přemýšlí. Ale nemůžete předpokládat, že nad tím přemýšlí přesně stejně jako vy. K tomu, je musíte přimět – zadáním neboli briefem.

Můžete si vygooglovat vzorové briefy, kde vám jistě odborně popíšou, co nesmíte ve správném briefu zapomenout. Ale pojďme se na to podívat trochu “easy” ;-) , prostě selským rozumem.

Ptejte se sami sebe takto:

• Pro koho zadání píšu? Zná mě/ naši firmu člověk na druhé straně? Ví všechno pozadí o tom, jak fungujeme?

• Vysvětlila jsem dobře důvod, proč to vlastně chci? Případně pro koho to děláme?

• Zmiňuji všechny materiály, podklady, předešlé zakázky v zadání tak, aby přesně pochopil, o kterých mluvím?

• Popsala jsem důkladně požadavky, na kterých trvám a které nechci nechat na kreativitě druhé strany?

• Je z briefu jasné, kdy očekávám výsledek?

• Nemůže dojít k nedorozumění ohledně rozpočtu, investic?

Možná jako šéfové máte pocit, že tyhle body se vztahují jen pro zadání subdodavatelům, že pro zadání úkolů vašemu týmu nebo pro delegování tohle rozhodně nevyužijete. Tak to je právě omyl.

Chaotičnost, nestrukturovanost zadávání a pocit ztracenosti v úkolech uvedlo celých 46% lidí ve výzkumu pro e-book 5hvězdičkový šéf jako demotivační prvek, s kterým se setkávají.

Zkuste si příště při předávání aktivity kolegovi těchto šest otázek taky položit. Těch pár minut navíc, které na hledání jejich odpovědi budete potřebovat, se vám rozhodně vyplatí.