Úkoly, úkoly a zase úkoly… Ale jak na ně?

Last Updated on 28. 11. 2022 by Lucie Klabanová

Hlavu mám jako balón. Pořád si omílám dokola, co musím udělat, co nesmím zapomenout. Často mám na začátku pocit, že je to horší, než to pak ve skutečnosti je.

Úkoly, úkoly, úkoly. Hrnou se na nás ze všech stran. V práci za námi každých pět minut přijde šéf nebo kolega, že je ještě potřeba udělat to a tamto. Doma musíme zorganizovat život nejen sobě, ale i celé rodině.

Nevím jak vy, ale já nejsem schopná si všechno zapamatovat. Co si nenapíšu, to nevím. :-)

A kam a jak si tedy zapisuji úkoly?

Mám hned několik metod, každou používám trochu jinak a na jiné účely.

Tou nejsnazší jsou „lepíky“, ale v mém případě by to vypadalo nějak takto: :-)

Pokud se chcete inspirovat, jak se dá kreativně pracovat s post-it-notes, koukněte na čerstvé video od Pata Flynna zde>> (video je v angličtině).

Jako hlavní způsob záznamů používám kalendář v emailu – ať už firemní v Outlooku či soukromý např. v Gmailu. Používám ho na plánování schůzek, samozřejmě, protože je nejsnadnější rovnou zde přidat účastníky, případně zjistit, zda v danou dobu mají volno (pomocník pro plánování – pokud neznáte, zkuste vygooglovat, třeba zde >>. Také si do něj ale zadávám konkrétní úkoly, pokud si na jejich zpracování chci rezervovat určitý čas. Pro případné návrhy schůzek jsem pak „zaneprázdněná“ a tím mám „svůj čas“ zajištěn. Zvykla jsem si také používat kalendář tehdy, pokud si potřebuji něco připomenout (například večer připravit něco na druhý den, abych to ráno nezapomněla). V poslední době používám i funkci „je čas vyrazit“. Mám-li zadané místo schůzky, mobil mne upozorní dle aktuální dopravní situace, kdy je třeba vyrazit, abych na setkání dorazila včas. Já osobně nenávidím pozdní příchody. :-) V online kurzu mluvím i o zajímavé alternativě ve formě blokového plánování, který doporučuje Amy Landino.

Dalším skvělým nástrojem jsou různé aplikace. Já osobně využívám například Trello (www.trello.com). Mezi jeho nesporné výhody patří:

• Je zdarma
• Lze používat na webu, v plnohodnotné verzi
• Má aplikaci do mobilu, takže si můžu cokoli poznačit kdekoli a kdykoli
• Má spoustu vychytaných funkcí:
  • Úkoly se organizují na tzv. nástěnky, každá nástěnka může být věnovaná jinému projektu
  • Na nástěnce rozdělíte projekt do seznamů, na které pak přidáváte jakési sticky notes s jednotlivými úkoly
  • S jednotlivými položkami lze snadno hýbat přetažením
  • V rámci úkolů můžete přidávat například odškrtávací seznamy, fotky, komentáře atd.
  • Vše lze sdílet – tzn. funguje i jako týmový nástroj

Podobných aplikací existuje celá řada, možná i více „promakaných“ (Znáte české freelo.cz? Objevila jsem ho teprve nedávno a dávám jedničku s hvězdičkou.), zkuste vyhledat tu, která vyhovuje právě vám.

V neposlední řadě stále používám i svůj před mnoha lety vytvořený tasklist v excelu. Můžete si ho zdarma stáhnout zde >>

Jeho hlavní výhody vidím v následujícím:

• Přehledně si v něm rozdělím projekty na jednotlivé úkoly
• Snadno hlídám i úkoly ostatních členů týmu a mám přehled o kompletním stavu celého projektu
• Můžu ho bez problémů sdílet s kýmkoli (bez nutnosti dávat někomu práva apod.) – prostě ho pošlu emailem
• Můžu jednotlivé úkoly vykopírovat rovnou do mailu a tak je připomenout či zaurgovat

• Velké úkoly rozdělte na menší. Necháte-li „mamuta nerozporcovaného“, nikdy se nedokopete k tomu, abyste ho „nakousli“. Anebo se budete „plácat“ zleva doprava a nebudete pořádně vědět kde začít. Určíte-li si jasné kroky, jednotlivé úkoly, bude to hračka.
• Stanovte priority. Moje první šéfová mi kdysi řekla: „Zvykni si, že nikdy nebudeš mít hotovo.“ A měla pravdu. Proto je třeba správně řadit důležitost jednotlivých úkolů – na denní i týdenní bázi. Určete priority jedna – co opravdu dnes musíte udělat, a priority dvě – co případně počká do zítra. Totéž na týdenní bázi.
• Plánujte. Každý den ráno si připravte plán na daný den. Odlište priority jedna a dvě. Počítejte s tím, že přijde i nějaký nečekaný úkol, který bude nutně potřeba vyřešit. Plán na týden si udělejte v neděli večer. Půjdete do práce mnohem více v klidu, protože budete mít jasně naplánované, čím začít.
• Zapisujte si stav a vývoj úkolů. Ať už k tomu využijete můj vzorový tasklist, který si můžete zdarma stáhnout zde >>, nebo jakýkoli jiný způsob poznámek. Zítra už si nebudete pamatovat, jak jste se dnes s kolegou dohodli, že budete postupovat.
• Hlídejte úkoly a termíny i ostatních kolegů. Samozřejmě ty, které se vztahují k vašemu projektu. Nemá smysl se vymlouvat, že jste nestihli deadline vašeho projektu, protože vám kolega nedodal nějaké podklady. Počítejte s tím, urgujte předem, dejte si rezervu. Co je priorita pro vás, nemusí být primárně priorita pro ostatní. Je na vás, abyste ji z daného úkolu udělali.
• Hlídejte i soukromé úkoly. Vaše děti nebudou mít příliš pochopení, pokud jim zapomenete vyzvednout dort na dětskou oslavu.
• Odškrtávejte. Skvěle Vás nakopne, až uvidíte, kolik jste toho stihli vyřešit!

Více podrobných návodů a rad, jak organizovat a zvládat všechny úkoly, najdete v online kurzu 12 tipů, jak mít čas pevně ve svých rukou.

A jak organizujete své úkoly vy? Podělte se mnou níže v komentářích.