Priority a jak se o ně nenechat připravit

Last Updated on 14. 11. 2022 by Lucie Klabanová

Většinou říkám, že největším problémem time managementu jsou „rušiče” – sociální sítě, oznámení o příchozích e-mailech a tak dál. 

Ale dnes mi to došlo! Tohle není ten hlavní problém. 

Není to ani neschopnost mít jasno ve vlastních prioritách, jak občas některé lidi podezřívám. 

Hlavním ničitelem našeho time managementu jsou ti, kteří se nám naše priority snaží přestavět dle vlastního uvážení. 

Můžete být mistrem plánování, a přesto se vám to přihodí. I já sama sebe za pokročilého plánovače považuji. V prioritách mám jasno – jak v těch dlouhodobých, tak i krátkodobých. Pokud se mě dnes zeptáte, budu schopná vám na 80% říct, čím se budu zabývat v příštích dnech a týdnech. 

I mistrovi se to stane

A přesto se mi to stává. Najednou se zaseknu a říkám si: „Co to teď dělám?” Prostě se přistihnu, jak pracuji na něčem, co vůbec v mém plánu nebylo a vlastně to ani není to, co bych zrovna teď dělat měla – pokud tedy čistě racionálně proženu onu aktivititu svým prioritním posuzovacím systémem a vhodně ji naplánuji. 

Tak jak se to stane? 

Existují lidé, kteří tak nějak nenápadně naše priority upozadí. Prostě velmi šikovně, i když možná často nevědomky a neúmyslně, „vecpou” své úkoly mezi ty naše. Pokud na to včas nepřijdeme, zjistíme s hrůzou na konci pracovní doby, že jsme neudělali nic z toho, co jsme měli a tudíž už zase nestíháme. 

Co je na takových narušitelých našich priorit typického? 

• Většinou jsou to milí kolegové, kteří nás jen prosí o pomoc. 
• Případně jsou to chaotičtí šéfové, kteří sami nemají jasno v prioritách a rozhodně neabsolvovali můj online kurz time managementu. :-)
• Neuvědomují si, jak moc narušují naše fungování, pokud nám vměstnají vlastní priority mezi ty naše.
• Nechtějí nám „ubližovat”, prostě si jen nevědí sami se svým time managementem rady, a přenášejí to na nás.

A nabízí se tedy otázka, jak se takovým narušitelům ubránit? 

• Naučte se je poznat. Praxe dělá mistra. Vnímejte, kdo nějak podezřele často chodí s úkoly, které už hoří. Pokud je to výjimečná situace, je to v pořádku, stane se. Ale opakování podobné situace každý týden svědčí o špatném time managementu dotyčného.

• Mějte jasno ve svých prioritách, ve svých úkolech na dané období. Pokud použijete návod z kurzu, budete je mít sepsané a vždy na očích, takže se vám nestane, že byste někdy nevěděli. 

• Buďte asertivní – naučte se říkat NE. Je moc fajn pocit někomu občas pomoci v nesnázích, v kritické situaci. Ale pokud je to pořád dokola, prostě z vás dotyčný dělá blbce. A i když to tak nejspíš nemyslí, tím, že mu budete ustupovat, mu vlastně nepomůžete – ba naopak. Takový člověk by měl zapracovat na svém vlastním time managementu – sám pro sebe i pro to, aby nenarušoval ten váš. 

• Pokud víte, že někoho takového kolem sebe máte a nemůžete ho změnit (i to se může stát), počítejte s tím ve svém vlastním plánu. Vypozorujte jakou část dne/ týdne vás takto „vytrhne” z vašich priorit a naplánujte si na to rezervní čas. Tohle lze samozřejmě jen částečně, ale čím déle budete pozorovat, tím lépe vše odhadnete. Zkuste si zapisovat čas, který jste nad prací pro takového člověka strávili a po čase ho vyhodnotit. Ale stanovte si vlastní hranice – situace, kdy prostě za žádných okolností nevyhovíte. 

Já sama na svém time managementu pracuji už hodně let, pořád se učím. Vlastními chybami i tím, co vidím kolem sebe. A došla jsem k jednoduchému závěru:

Pokud chceme být v životě spokojení, musíme pracovat na tom, abychom svůj čas trávili tak, jak sami chceme. Ale někdy je to vážně velká dřina!