E-mail není messenger. Používáte ho správně nebo vás obírá o čas i energii?

Last Updated on 17. 1. 2022 by Lucie Klabanová

Nebylo toho o e-mailech napsáno už dost? Nebylo!

_{(For english version of the post click here.)}

E-mail není něco, co existuje už odjakživa. Dá se říct, že je to ještě „mladík”. Mezi veřejnost se dostal až v roce 1996 díky jedné z prvních volných e-mailových služeb Hotmail [Zdroj: Wikipedia]. A od té doby prošel hodně bujarým vývojem, který šel kupředu mílovými kroky. Možná to je důvod, že musím souhlasit s jednou členkou mé facebookové skupiny, která na dotaz ohledně práce s e-maily situaci vystihla takto:

„ Málokdo chápe, jak e-mail správně využívat.”

E-mail má dnes každý. Respektive každý jich má několik. A má je neustále u sebe – v počítači, mobilu, tabletu.

Řada z nás teď pracuje o hodně více z domova, často méně navštěvuje příbuzné a známé a tudíž potřeba komunikovat online je ještě o velký kus větší než před touhle „divnodobou”. A já čím dál víc narážím na to, že se schopnost e-maily využívat efektivně vytratila snad už úplně. 

Určitě tedy nebude od věci si zopakovat pár bodů, které pomůžou vám i ostatním v jejich správném používání. 

E-mail býval dopisem

Připomeňme si hned v úvodu, že e-mail vznikl jako alternativa dopisu. Měl využít rychlosti doručení. V době, kdy e-mail vznikl, neexistovali žádné z aktuálních rychlých komunikačních nástrojů a nejrychlejší formou komunikace byl fax. Posílali se dopisy, v ručně nadepsaných obálkách s oblizovacím proužkem k zalepení. (Taky vám to připadá jako doba ledová? :-))

A v tuhle dobu přišel e-mail. Mohli jste poslat dopis a dotyčný ho měl do pár minut. Byla to vážně revoluce. I proto se tahle novinka rozšířila neskutečně rychle. 

Tak a teď si otevřete poslední vámi odeslaný e-mail a zhodnoťte, kolik náležitostí správného dopisu má? Jako vážně!

• Předmět – v dopisech označovaný jako VĚC
• Oslovení
• Dělení do odstavců 
• Popis celé situace a vysvětlení proč ho píšete
• Pozdrav
• Podpis
• Datum a zpáteční adresu psát nemusíte, to za vás e-mail udělá. :-)

Dobře, dobře, trochu (záměrně) přeháním. 

Ale e-mail prostě není messenger!

Kdy psát e-mail

E-mail byste měli používat pro obsáhlejší komunikaci, která vyžaduje písemnou formu. Zvažte, jestli není lepší využít komunikaci ústní a vše vysvětlit třeba po telefonu. Nebo jestli není vhodná jiná forma. 

Měli byste využívat formálnější tón. Samozřejmě ho můžete přizpůsobit vztahu s dotyčnou osobou, ale i tak je to stále písemná komunikace a ta by měla být o stupeň formálnější  než ústní. 

Nezapomeňte do e-mailu zahrnout veškeré potřebné informace. Pokud popisujete nějakou situaci, nový projekt, myslete na to, že ho píšete pro toho, kdo je na druhé straně. A ten neví to, co vy. Musíte ho seznámit se vším, co potřebuje vědět, aby přijal sdělení tak, jak očekáváte. Jinými slovy, aby si to celé nevyložil úplně jinak. 

Buďte opatrní na speciálními znaky. Hodně vykřičníků se v e-mailu prostě nenosí!!!!!!!!! A dvanáct různých smajlíků na oficialitě taky nepřidá, že? 🤦🏽😅👎🙅🙈😉

E-mail je elektronická komunikace, proto pro ni platí stejná pravidla jako třeba pro články blogu. Odstavce dělejte krátké. Říká se, že ideální pro přehlednost je maximálně 5 řádků na odstavec. Samozřejmě každá obrazovka je jinak široká, tak se prostě řiďte pocitem, kde končí jedno sdělení a začíná druhé. 

Používejte více struktury, například odrážky, číslování. To vám pomůže v místech, kdy byste tvořili dlouhé odstavce a v klasickém dopise psali: “Zaprvé bych vám… a za druhé….” Takhle to vypadá na první pohled o hodně přehledněji: 

1. …
2. …

Než e-mail pošlete, přečtěte si ho po sobě. Důkladně. Je tam vše důležité, aby dotyčný pochopil sdělení? Nemáte tam zbytečné hrubky? Pokud se jedná o nějaký podstatnější e-mail, doporučuji ještě „nechat to uležet“ – e-mail si uložit a vrátit se k němu třeba za hodinu a znovu ho přečíst. Uvidíte, že vás napadne ještě něco podstatného.

Jak s e-maily pracovat?

Nemějte na e-maily zapnutá upozornění. Ideálně žádná. V mobilu vypněte všechny příznaky, pípání. A v počítači taky. Každé upozornění vás vytrhává z toho, na čem zrovna pracujete. Vyrušení je třeba minimalizovat, a e-mail je jedním z nejčastějších rušičů. 

Na práci s e-maily – tedy jejich čtení, třídění a následné zpracování – si vyhraďte určitý čas. Kdy a kolik času je hodně individuální, závisí na vás i konkrétní práci. Osobně jsem v různých pozicích měla různá nastavení. Mám za sebou období, kdy mi vyhovovalo číst e-maily třeba jen jednou denně. Teď mám sice několik bloků denně, kdy je čtu, ale na práci s těmi neurgentními mám vyhrazený jeden blok, každý pátek. 

Pokud se vám podaří a máte na to dost odvahy (alespoň to zkusit), vypněte si automatické stahování e-mailů. Jinými slovy stahujte si příchozí poštu i do počítače jen ručně po kliknutí na „Stáhnout”. Můžete tak klidně pracovat s ostatními funkcemi e-mailového klienta, kalendářem atd. Ale neruší vás příchozí maily. 

Využívejte automatické třídění. Je pravda, že nám e-mailů chodí hromada a řada z  nich jsou jen newslettery, nebo e-maily „pro info”. Ty, co vám chodí takto pravidelně, si jednoduchými filtry nasměrujte do jiné složky, která vám neplní inbox a nestresuje počtem nepřečtených e-mailů. 

I pokud e-maily čtete hned, neodpovídejte okamžitě (pokud nejde o život). Tohle je metoda, kterou mám taky vyzkoušenou, a může fungovat. Ale vyžaduje hodně velkou sebekázeň a pekelné soustředění. 

Funguje to tak, že sice jste na e-mailu v podstatě nonstop, jakmile e-mail přijde, vy ho prolétnete a zařadíte do skupiny (můžete třeba přesunovat do složek) podle toho, jak je urgentní, kolik času vyžaduje jeho zpracování. Na práci s příslušnými složkami pak opět mějte vyhrazený čas. Narovinu ale  říkám, že schopnost vrátit se myšlenkami k původní práci po vytržení potřebném pro přečtení e-mailu, je opravdu složitá. U hluboké práce nefunguje vůbec. Já ji používám v částech dne, kdy pracuji na jednodušších administrativních úkolech a i tak to není vždy nejlepší způsob, protože se občas zaseknu právě u nového úkolu, který přišel e-mailem, místo toho, který jsem předtím rozpracovala. 

Neočekávejte, že druhá strana odpoví na váš e-mail obratem. Pokud v e-mailu dáváte termíny, dbejte na to, ať jsou vhodné. Nic nás nenaštve tolik jako úkol v e-mailu, který má deadline za hodinu. To je jako by zadavatel dával najevo, že nemáte co dělat. 

Správně adresujte e-maily. Jinými slovy, posílejte je tomu, kdo je za danou věc zodpovědný a má pravomoc, schopnost ho vyřešit. Pokud už musíte e-mail posílat na všechny strany, důsledně oddělte, kdo je adresát (TO:) a kdo ho dostává pouze pro informaci (CC:). V týmu, kde máte možnost si komunikační toky sami ovlivnit, si nastavte, jaký typ informací (e-mailů) má kdo dostávat. Není něco, u čeho můžete pravomoce delegovat a e-maily vůbec nedostávat? Uvidíte, že se vaší e-mailové schránce uleví. 

Pokud vyžadujete po druhé straně konkrétní akci, tak ji velmi konkrétně napište. Včetně toho, jak má výstup vypadat a kdy vám jej má dotyčný doručit. To už jsme ale u briefování a zadávání úkolů a to je jiná kapitola. (