Pár minut, ale možná i hodinu denně – tolik vám ušetří správná struktura souborů

Last Updated on 21. 9. 2021 by Lucie Klabanová

Včera jsem se zeptala kolegy, jestli by mi mohl poslat jednu prezentaci, kterou vytvářel téměř před dvěma lety. Věděl přesně, kterou myslím. Věděl přesně, kdy ji dělal. Vyzkoušel všechny možné způsoby, jak vyhledávat v dokumentech. A stejně mu trvalo skoro deset minut ji najít.

Možná potřebuje nový systém ukládání souborů. :-)

Může se to zdát jako téma, nad kterým se vám ani nechce se zamýšlet. Ale udělejte to. Ušetří vám to v budoucnu hromadu času!

Zkuste si rychlý výpočet. Kolikrát denně se vás někdo zeptá, jestli byste jim nemohli poslat nějaký soubor, případně sami něco slíbíte vy sami. Řekněme 5x? 10x? A jak dlouho to hledáte?

Já to včera měřila. Řekla jsem si, že si to zkusím zanalyzovat. Měla jsem během půl dne patnáct dotazů na poslání něčeho, co už jsem s největší pravděpodobností posílala v minulosti (ano, je to tak, většinou vše posíláme několikrát, protože ostatní nejsou tak organizovaní jako my ;-)). Na hledání každého z nich jsem potřebovala zhruba patnáct vteřin až dvě minuty. A to já mám opravdu funkční, lety prověřený systém a strukturu ukládání souborů. Řekněme tedy průměrně 50 vteřin na jeden. Za půl dne jsem tedy strávila cca 12-15 minut hledání dokumentů. Půl hodiny denně.

Pokud jste trochu méně organizovaní, případně máte více „poptávek“, může se vám snadno stát, že strávíte dohledáváním souborů třeba 2 hodiny denně. A to už možná stojí za zamyšlení, jestli by z toho nešlo více jak polovina ušetřit. Co myslíte?

Zkuste se podívat na pár mých rad a doporučení:

• Všechny dokumenty ukládejte do jedné složky. Ať už to jsou „Dokumenty“ nebo třeba složka „AGENDA“ na ploše. Usnadňuje to zálohování souborů a také IT, až vám bude pořizovat nový počítač, vás pochválí, že máte vše pěkně pohromadě. :-)
• Rozlišujte soukromé a pracovní věci. Není nic horšího, než když se vám mezi prezentacemi pro klienty motají soubory typu rodinný rozpočet atd. Vytvořte si tedy zvlášť složky „SOUKROMÉ“ A „PRACOVNÍ“.
• Další skvělou věc mi kdysi poradil jeden z mých bývalých šéfů. Používejte číslování v názvu složky. Například tedy místo jen samotného „PREZENTACE“ atd. použijte „01-PREZENTACE“. Číslování si kdykoli můžete změnit a tím si určit i priority. Jako 01 si označte tu složku, kterou používáte nejvíce atd. Většina průzkumníků řadí primárně složky podle názvu. Takto budete mít tedy to nejdůležitější hned nahoře. Může to tedy například vypadat takto:

• Zvolte všeříkající název dokumentu. Ať na první dobrou poznáte, o čem to je. Na druhou stranu buďte struční. Název dokumentu, který je příliš dlouhý může dělat všelijaké problémy. Pokud nemusíte, nepoužívejte interpunkci. Ukládání na různých počítačích, posílání mailem, kopírování… to vše může původně jasný název dokumentu s interpunkcí změnit k nepoznání. IT je svět sám pro sebe (a já zrovna nejsem odborník na toto téma :-)), každý program, software či počítač používají jiná kódování a specifické znaky jako naše háčky a čárky jim pěkně dokážou „zamotat hlavu“.
• Pokud máte různé verze dokumentů, například když jej upravujete každý týden, používejte datumy v názvu. Samozřejmě si můžete soubory i v průzkumníku srovnat dle datumu vytvoření či poslední úpravy, ale budete-li mít datum rovnou v názvu, je to o několik kliknutí méně. Pokud používáte průzkumník windows (který primárně řadí dle názvu), je vhodný formát rok-měsíc-den (například „prezentace-20180216.pptx“). Pokud máte jiný software jako třeba Total Commander, který si pamatuje, že chcete primárně řadit podle datumu, můžete používat opačnou formu – například „prezentace-16022018.pptx“. Má to ještě jednu výhodu, pokud vždy znovu přeuložíte soubor s novým datem, v případě, že se vám v souboru něco pokazí tak, že už nebude použitelný (technika je pořád jen technika), máte backup v třeba jen pár dní starém souboru. Nepřijdete tak o veškerou práci, jen o tu od posledního uložení.

• Používejte složku „Archiv“. Přesouvejte tam starší soubory, které už nepoužíváte, aby prvotní náhled složky nepůsobil chaoticky. Já mám archiv v každé z hlavních složek a přesouvám tam starší soubory, takže přímo ve složce mám jen ty poslední, nejaktuálnější soubory.

• Zkuste Total Commander. Pokud jste to ještě nikdy nezkusili, vyzkoušejte. A nevzdávejte to hned. Na první pohled vypadá velmi „nepřátelsky“. Je to program, který se už co ho znám (to bude tak 15 let) nijak významně graficky nezměnil, takže i nejnovější trendy ala „app look“ se mu zdaleka vyhnuly. Ale zkuste se zeptat lidí, co pracují v IT nebo s velkým množstvím souborů a zjistíte, že ho milují. Zbaví vás patnácti otevřených oken průzkumníka windows, protože vše je na záložkách (podobně jako v záložky v Chromu). Kopírování a přesouvání souborů je na jeden klik. Zálohování souborů (např. na externí disk, ftp server) je snadné a o mnoho rychlejší, protože máte například volbu „přepsat pouze starší“…

To je pár základních věcí, které používám já. Samozřejmě každý člověk má raději trochu jiný způsob práce, proto buďte kreativní a upravte si vše tak, aby vám to přišlo naprosto přirozené.

Složky ve vašem počítači jsou takový prodejní sklad eshopu – když víte kam sáhnout, obsloužíte více zákazníků. V každém případě, pokud věnujete trochu času vytvoření vlastní struktury a logiky, ušetří vám to čas i nervy v každodenním životě.

Budu ráda, dáte-li mi vědět, pokud vám některé z mých výše uvedených tipů pomohly. A samozřejmě pokud máte další rady, neváhejte je sdílet.