Víte, čím skutečně trávíte čas? Aneb mých 7 lekcí z time trackingu

Last Updated on 26. 9. 2023 by Lucie Klabanová

Že time management není jen statická věc, kterou se jednou naučíte a tím máte vyhráno, už asi víte. Pár důvodů, na které jsem přišla já osobně, jsem shrnula v jednom z minulých článků.

Ale jak jste na tom se svým odhadem, jak a čím čas skutečně trávíte? 

Většinu mentoringových sezení začínám analýzou času. Moji mentee dostanou za úkol, poctivě si několik dní zapisovat jednotlivé činnosti během dne a časy, kdy se jimi zabývali. 

Hádáte správně, nikomu se do toho nikdy nechce :-). On je to totiž docela „opruz”. :-)  Většině se nechce dělat na první pohled zbytečnou činnost. Ale ona zbytečná rozhodně není.

Roztěkanost nad námi vítězí

Jedním z hlavních důvodů je naše roztěkanost. Skáčeme od jednoho úkolu k druhému, jak můžeme vědět nad čím jsme strávili kolik času? 

Když jsem se rozhodla vyzkoušet Time Tracking v prima:Time, vlastně jsem neměla ani moc důvod. Prostě jsem chtěla zkusit novou moderní variantu mé staromódní excelovské tabulky pro analýzu času, kterou nabízím v kurzu.

V první fázi jsem si tam chtěla zapisovat jen čas věnovaný mentoringům. Zajímalo mě, kolik času strávím přípravou a následnou sumarizací mentoringových sezení, abych mohla zhodnotit reálnou hodnotu konzultační hodiny. Na to skvěle fungují stopky, které v prima:Time zapnete a vypnete jedním kliknutím u daného projektu. 

Analýzu času je dobré si občas zopakovat

Když už jsem ale do téhle webové aplikace začala sázet mentoringové projekty, řekla jsem si, proč to nezkusit komplet a neudělat si po delší době zase pořádnou analýzu času. 

A tak jsem nelenila a věnovala půl hodiny vytváření PROJEKTŮ, ÚKOLŮ A ČINNOSTÍ ve své nástěnce (hlavní stránce) přímo v aplikaci. 

Po úvodní konzultaci, kterou tahle firma nabízí každému zákazníkovi zdarma, jsem získala fajn pochopení, jaký je mezi nimi rozdíl.  Což bylo poměrně klíčové pro správné prvotní nastavení. Nejsem projektový manažer a konzultační činnost, která se dá považovat za projekt, je jen jednou malou částí mých aktivit. Proto jsem se rozhodla vytvořit raději strukturu činností, které běžně dělám. To, jak moc je struktura v životě důležitá učím ostatně i v online kurzech, a vytvořit ji na začátku, i když se vždy pak postupně doplňuje, je velká pomoc, ať už se vrháte do čehokoli. Pomůže vám totiž utřídit si myšlenky, a tak nějak pomyslně je přidat do správných „šuplíčků“. 

Alespoň týden poctivého trackování

A pak jsem si týden poctivě zapisovala. Abych si stopky nezapomněla pouštět, nastavila jsem si do kalendáře upozornění hned na ráno, kdy obvykle usedám k počítači. Zapínat jsem je tedy nakonec nezapomínala, zato se mi podařilo jeden den je zapomenout vypnout. :-)

To samozřejmě vůbec nevadí, protože jsem druhý den, když jsem si toho všimla, tuhle aktivitu v kalendáři upravila ručně. Nástroj je to velmi flexibilní, takže není vůbec problém, prvopočáteční chyby napravit. Ostatně od třetího dne už jsem si zvykla, a zapínat a vypínat časomíru bylo pro mě samozřejmé. 

Hned po prvním týdnu jsem si zvědavě prohlížela data v grafech a reportech přímo v prima:Time implementovaných. Přeci jen se tahle technika jmenuje analýza času, bylo tedy na čase analyzovat. 

Co jsem vypozorovala?

Zapomínám si dělat přestávky.

Několik dní v týdnu jsem vůbec neměla čas na oběd ani na kávu. A to sama učím, jak jsou přestávky důležité a přínosné. 

Lekce 1: 

Takže lekce je jasná. Je potřeba si přestávky plánovat přímo do kalendáře s upomínkou. Dělala jsem to tak v době prvního lockdownu, kdy mi tak trochu všechno lezlo na mozek a plánování přestávek hodně zafungovalo. Ukázalo se, že je správná chvíle to zopakovat. 

Měla jsem jen hodinu za celý týden na kreativní tvoření (psaní a práci na blogu).

A to je daleko od mého cíle, který jsem si před časem stanovila, abych si vytvořila vnitřní balanc mezi prací a kreativní činností. Měla jsem tendenci ji odkládat, protože jsou přeci „důležitější věci do práce”. 

Lekce 2:

I kreativní činnost, zájmy je potřeba si plánovat, a hlavně z nich neutíkat. Vymezit si čas a v této době nemilosrdně vypnout e-maily, rušiče a pustit kreativní spouštěče (v mém případě hudba).

Sebekorekce soustředění funguje při hlídání času.

Když jsem si poctivě čas měřila, sama sebe jsem korigovala a méně jsem skákala mezi projekty, činnostmi. Několikrát jsem se nachytala, že si jdu pustit stopky k práci nad jedním projektem a zjistila, že vlastně pracuji už pár minut na něčem jiném, což už jsem přeskakováním z úkolu na úkol a z mailu na mail zapomněla. Bylo to pro mě krásně nastavené zrcadlo.

Lekce 3:

Korigovat samu sebe, hlídat, jestli neskáču a opravdu striktně vypnout vše, co mě vytrhává ze soustředění.

Strávila jsem téměř 30 % času meetingy a schůzkami.

To je opravdu velká porce. Není divu, že pak občas cítím, že nemám čas na soustředěnou práci. 

Lekce 4: 

Zrevidovat množství meetingů a čas na nich strávených. Já osobně jsem po tomto zjištění hned udělala několik změn. Z pravidelných týdenních meetingů jsem udělala dvoutýdenní, tam kde to dávalo smysl a zkrátila čas na 45 minut z hodiny. Tak mám aspoň 15 min mezi schůzkami, což je minimálně čas dojít si na záchod. 

Lekce 5: 

Na každé schůzce udržovat fokus. Small talk je fajn, pokud netrvá 20 % času schůzky. Je potřeba to korigovat a sami sebe hlídat. Navíc v současné době online meetingů je extrémně důležité udržet pozornost a nedělat při setkání pět dalších věcí. To samozřejmě čas na schůzce zcela zbytečně prodlužuje jen z důvodu ztráty a znovu hledání soustředění. 

Nad některými činnostmi trávím více času, než jsem čekala.

U mě to je konkrétně případ mentoringů, kdy mi příprava na klientky a následný zápis zabere téměř hodinu. Takže pokud máme hodinové sezení každý týden, reálně potřebuji ještě další hodinu kolem.

Lekce 6:

Cena za hodinu konzultace se nerovná ceně za hodinu práce. Což mě nezbytně vedlo k tomu, že je potřeba zdražit konzultační hodiny. 

Činnosti, které dlouho odkládám kvůli pocitu, že mi budou trvat několik hodin, mi zabraly výrazně méně času.

Stačilo si na to najít vhodný okamžik, kdy jsem nerušená.

Lekce 7:

Není třeba odkládat věci proto, že mám pocit, že je na to potřeba více času, než aktuálně mám. Někdy stačí jen začít a můžu být příjemně překvapená, jak mi to jde od ruky.

Váš čas na time tracking

Chcete si taky (konečně) udělat analýzu svého času a použít na to modernější nástroj než můj excel, který nabízím v online kurzu? Pak rozhodně vyzkoušejte prima:Time nebo jakoukoli z mnoha dostupných aplikací pro time tracking. Většinou máte alespoň na začátek aplikaci zdarma na vyzkoušení.  

Analýza času je opravdu základní nástroj ke zlepšení time managementu. Je moc fajn, že už dnes existují aplikace, které tuhle neoblíbenou, ale užitečnou aktivitu pomohou zprocesovat co nejsnadněji a můžeme tak snadno zefektivnit své fungování a zároveň i pružně reagovat na měnící se dobu.